9 dicas para planejar um evento

Olá amigos e amigas, tudo bem? Aqui é a Ivy! Hoje trago importantes dicas para planejar um evento com tranquilidade e evitando qualquer tipo de susto. Sabemos das dificuldades de planejar um evento, por isso sempre pensamos em ajudar você.

Dicas para planejar um evento sem estresse

Planejar um evento pode ser um processo estressante e muitas vezes pode deixar os organizadores do evento sobrecarregados. Para facilitar esta árdua tarefa, separamos as melhores dicas para planejar um evento e ajudar a evitar tanto estresse.

1. Comece cedo

A primeira dica para planejar um evento de sucesso é sempre começar a planejar cedo e nunca deixar nada para a última hora. Se o seu evento for grande, você deve começar a planejar tudo com cerca de seis meses de antecedência. Eventos menores precisam de pelo menos um mês para serem planejados corretamente.

2. Mantenha-se flexível

Ao longo do planejamento do evento as coisas podem acabar mudando. O evento pode mudar de tema, de local, público alvo, de data e qualquer outro tipo de variável, você precisa ser flexível para poder atender às demandas de tais mudanças.

3. Saiba atribuir responsabilidades

Divida os vários elementos do evento em seções (por exemplo, venda de ingressos, recepção e organização) e atribua cada seção para os membros de sua equipe. Desta maneira, eles podem se concentrar apenas na sua sessão, garantindo muito mais atenção aos detalhes.

4. Saiba utilizar tecnologias de documentos compartilhados

Com a nuvem vem muitos benefícios em relação a colaboração em equipe. Utilizar novas tecnologias é uma das principais dicas para produzir um evento.

Para que todo mundo veja as instruções e tenha acesso aos procedimentos, crie um manual ou documento central compartilhado que detalha tudo relacionado com o evento, incluindo contratos de fornecedores, informações dos participantes e a planta de operações.

Com um documento compartilhado, todos podem fazer consultas e tirar dúvidas se não tiverem certeza de algo, além de poderem opinar sobre alguns pontos do planejamento.

5. Tenha um plano B

É raro que um evento aconteça sem pelo menos um imprevisto. Um fornecedor pode atrasar, ou então o convidado pode acabar faltando. Avalie os recursos mais importantes que seu evento terá e crie um plano B para cada um.

Caso os problemas se acumulem, aparecendo muitos de uma única vez, saiba escolher quais são prioridades e quais podem ser removidos do evento.

6. Faça um “test-drive”

Cerca de uma semana antes do evento, faça um teste de todos os pontos, equipamentos e ambiente. Organize uma reunião com sua equipe e passeie, faça um “passeio mental” no evento, tentando imaginar como tudo vai acontecer e se há alguma falha que pode ser evitada.

7. Fotografe tudo

Uma imagem vale mais que mil palavras. Portanto, a maneira mais fácil de mostrar o sucesso do seu evento é através de fotos ao invés de relatos escritos. Se for possível, contrate um fotógrafo profissional. Eles estão preparados para tirar fotos profissionais do seu evento, dando todo o toque de glamour e sucesso que você precisa.

8. Marque presença online

Um evento é o caminho perfeito para aumentar a sua presença nas redes sociais. Crie uma hashtag personalizada para o seu evento no Twitter e Instagram e incentive seus seguidores a postarem sobre isso. Da mesma forma, crie um evento no Facebook e incentive seus seguidores a marcar o evento em postagens relevantes. Assim que o evento acabar, faça um upload das fotos nas redes sociais e encoraje os curtidores das suas páginas a se marcarem nas fotos em que aparecem.

9. Faça um acompanhamento pós-evento

Assim que o evento acaba, muitos organizadores cometem um erro comum – param para descansar. Embora o evento e sua logística tenha sido feita, é importante ser proativo no pós-evento, seja por e-mail ou nas mídias sociais, para demonstrar o sucesso do evento.