Os problemas que podem ocorrer durante um evento e como resolvê-los

Olá amigos e amigas! Eu sou a Ivy. E dessa vez vou falar sobre os principais problemas que podem ocorrer durante um evento e como resolvê-los.

Não é segredo que a organização de uma festa ou evento não é nada fácil, é preciso planejar muitas coisas, vistoriar e supervisionar várias áreas e garantir que tudo acabe com o resultado perfeito no final. Porém, nem sempre podemos prever todos os problemas que podem ocorrer durante um evento.

Artistas que se atrasam ou não podem ir, equipamentos com defeito, venda de ingressos baixa. Tudo isso pode causar um grande transtorno no seu evento. Conheça quais são os principais problemas que você pode enfrentar durante um evento e como resolvê-los.

Os problemas que podem ocorrer durante um evento

Para uma boa organização de eventos, é preciso pensar não só no que vai dar certo, mas também no que pode dar errado, assim você está preparado para corrigir qualquer situação.

Problemas de atraso com os fornecedores

Se o fornecedor atrasa, a festa também atrasa. Pior ainda, se ele não aparecer, a festa será muito prejudicada. Sejam servidores de alimentos, bebidas, estruturas ou equipamentos, eles são essenciais para o bom funcionamento do seu evento.

Portanto, a primeira coisa a fazer é saber que você está contando com fornecedores que trabalham com seriedade e que respeitam o seu evento e os seus compromissos. Conte sempre com empresas que já tenham bastante experiência no mercado e que tenham uma reputação positiva.

Durante um evento é importante ser um pouco “chato” com as empresas que nos fornecem produtos e serviços. Marque tudo com antecedência e durante os dias que antecedem o evento ou a data de entrega, ligue para perguntar se está tudo certo como o combinado.

Faça isso até mesmo no dia marcado para receber os produtos, horas antes. Assim, você saberá se algo vai dar errado ou não. Caso o fornecedor informar que vai atrasar ou não será possível cumprir o acordo, procure imediatamente outro fornecedor.

Falta ou atraso de artistas, convidados e palestrantes

Quer situação pior do que uma atração se atrasar ou até mesmo faltar? Isso causa bastante indignação nos convidados e pode não só atrapalhar o seu evento, como também pode manchar a reputação do organizador.

Portanto, é importante que a vinda do convidado especial seja bem programada. O ideal é que ele esteja na cidade do evento um dia antes da festa acontecer, principalmente se a atração for de outro estado ou país.

Arrume boas acomodações para que ele fique à vontade até o momento de se apresentar e nunca pense em tudo em cima da hora. Por mais que você tenha calculado que o avião vai chegar no momento certo e que o translado vai dar o tempo exato, nunca é bom confiar demais.

Congestionamentos, atrasos em voos ou até mesmo problemas de saúde podem afetar a chegada do convidado.

Também é importante sempre contar com uma atração reserva, como outros palestrantes. Em caso de apresentações artísticas, uma boa dica é sempre manter um DJ pronto para assumir a festa.

Lembre-se que é primordial manter o seu público ciente de tudo o que está acontecendo. Caso aconteça de o artista faltar, é necessário oferecer ao público possibilidade de devolver o dinheiro ou parte do dinheiro do ingresso, mesmo que haja uma atração reserva.

Problemas com equipamentos

Na grande maioria dos eventos, se não todos, os equipamentos de áudio e vídeo são essenciais para garantir a satisfação completa do público. Porém, estes equipamentos também podem acabar dando algum problema e se tornando um transtorno.

Para evitar este problemão, o melhor a se fazer é sempre ter equipamentos reservas para uma rápida substituição. Contratar uma empresa que fornece este tipo de equipamento é uma excelente opção.

Com uma empresa terceirizada, você terá a certeza de que vai ter equipamentos testados e com a manutenção em dia, evitando que eles falhem na hora H. Estas empresas também oferecem pessoal treinado para a montagem e manutenção dos equipamentos, garantindo um evento tranquilo e sem surpresas.

Quer evitar alguns dos problemas que podem ocorrer durante um evento? Conte com a Projetos Especiais para te ajudar! Possuímos os melhores equipamentos de iluminação, som e estruturais para garantir que o seu evento seja um sucesso.

Não tenha surpresas desagradáveis, entre em contato com a gente e conheça as melhores soluções para o seu evento arrebentar!